EL CONTROL EN RECURSOS HUMANOS¡¡¡¡

El control del talento humano es estudiado como la última etapa del proceso de gerencia y es tan importante como las demás etapas, ya que permite detectar las fallas, así como establecer los mecanismos para su corrección, generando un proceso de retroalimentación constante.
Un control siempre reflejará lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los planes preestablecidos.

Con el desarrollo del presente tema se pretende analizar de manera clara, la importancia que tienen las bases de datos en todo el proceso de gerencia del talento humano, al facilitar la toma de decisiones en situaciones reales que se presentan en el campo laboral.
Para su desarrollo, el trabajo se divide en dos partes. En el primera se examina el concepto de control y se revisan aspectos relacionados con el control del talento humano. En el segundo se desarrolla el concepto de base de datos y su funcionamiento a nivel general.

El control se considera la última etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeación y el control están relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeación.
Existe cierta controversia en cuanto al control ó supervisión, pero hay que tomar en consideración que la supervisión es simultánea a la ejecución y el control es posteriormente a ésta.

El control implica la comparación de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron ó fueron superados de acuerdo a lo esperado.

Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento.

Auditoria de recursos humanos.- En cualquier función que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencia, para recabar ésta información es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.
También en éste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la cuantificación y registro de habilidades, experiencias, características y conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación.- Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en los que intervienen factores como rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamación de los clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.

Evaluación de reclutamiento y selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección, eficiencia del personal contratado, así como su rápida integración a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.

Evaluación de capacitación y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo del personal.

Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla, sin embrago, existen algunas técnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:
- Encuestas de actitud.
- Estudios sobre ausentismo, retardos.
- Frecuencia de conflictos.
- Buzón de quejas y sugerencias.
- Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.- Esta, es una situación un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar éste tipo de control son las siguientes:
Investigación de salarios con empresas de la región que tengan características similares.
Estudios de incentivos en relación con la productividad.
Presupuestos de salarios.
Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de éstos programas, se lleva a cabo a través de análisis y registros:
Índices de accidentes.
Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
Estudios de ausentismo, de fatiga.
Sugerencias y quejas.
Como pudimos observar, la finalidad de la aplicación de los controles analizados, se centra en la corrección de errores en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones.

BASE DE DATOS.
Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder ser manejada.

Procesamiento de Datos:
Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.
Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).
Automático: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.
Base de datos en recursos humanos.

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.
En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

+Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.
+Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
+Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.
+Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.
+Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.
+Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación mas amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.

HIGIENE Y SEGURIDAD¡¡¡

La Higiene tiene por objeto prevenir enfermedades o malestar ocasionados en el puesto de trabajo de cada uno de los empleados, es de esta forma como se eliminan las causas de las enfermedades profesionales, se reducen los efectos perjudiciales provocados por el trabajo en personas enfermas o portadoras de enfermedades, se mantiene la salud de los trbajadores y con ello se aumenta la productividad, por medio del control del ambiente de trabajo, que son las variables que influyen poderosamente en el comportamiento humano, son tres los grupos de condiciones de trabajo:

1.De naturaleza fisica(Iluminación,ruido,temperatura,etc)

2.El tiempo(horas de trabajo, periodos de descanso, etc)

3. Social dentro de la situación del trabajo(organización informal, estatus, etc)

La higiene del trabajo se preocupa especificamente de las condiciones fisicas del trabajo, aunque no descuida totalmente las otras dos condiciones.

La seguridad en el Trabajo son el conjunto de medidas técnicas, educacionales, medicas y psicológica empleadas para prevenir accidentes, eliminar condiciones inseguras del ambiente e instruir y convencer a las personas sobre medidas preventivas.

Su objetivo principal es la seguridad del trabajador, eliminando las condiciones inseguras, implementando medidas preventivas y controlando los resultados obtenidos.

Debe cubrir:

Prevención de accidentes. Prevención de incendios. Prevención de robos.
Accidente: Hecho o serie de hechos que sin intensión producen lesión corporal, muerte o daño material.

Accidente de Trabajo: Hecho que, como consecuencia del trabajo provoca directa o indirectamente, lesión corporal, perturbación funcional, enfermedad que determina la muerte, la perdida total o parcial, permanente o temporal, de la capacidad de trabajo.
Prevención de Incendios: La prevención y extinción de incendios exigen una cuidadosa planificación que comprenda sistema de detección y alarmas, entrenamiento del personal y extinguidores adecuados.

Prevención de Robos: Los servicios de vigilancia tienen características particulares en cada empresa, quienes, para evitar la rutina, cambian con frecuencia su sistema.

BENEFICIOS SOCIALES¡¡¡¡

Se denominan beneficios sociales a las prestaciones de naturaleza jurídica de seguridad social, no remunerativas, no dinerarias, no acumulables ni sustituibles en dinero, que brinda el empleador al trabajador por si o por medio de tercero, que tiene como objeto mejorar la calidad de vida del dependiente o de su familia a cargo.

Son beneficios sociales las siguientes prestaciones :

ü Los servicios de comedor de la empresa.ü Los vales del almuerzo, hasta un tope máximo por día de trabajo que fije la autoridad de aplicación.

ü Los vales alimentarios y las canastas de alimentos otorgados a través de empresas habilitadas por la autoridad de aplicación, hasta un tope máximo de un 20 % de la remuneración bruta de cada trabajador comprendido en convenio colectivo de trabajo y hasta un 10 % en el caso de trabajadores no comprendidos.

ü Los reintegros de gastos de medicamentos y gastos médicos y odontológicos del trabajador y su familia que asumiera el empleador, previa presentación de comprobantes emitidos por farmacias, médico u odontólogo, debidamente documentados.

ü La provisión de ropa de trabajo y de cualquier otro elemento vinculado a la indumentaria y al equipamiento del trabajado para uso exclusivo en el desempeño de sus tareas.

ü Los reintegros documentados con comprobantes de gastos de guardería y/o sala maternal, que utilicen los trabajadores con hijos de hasta 6 años de edad cuando la empresa no contare con esas instalaciones.

ü La provisión de útiles escolares y guardapolvos para los hijos del trabajador otorgados al inicio del periodo escolar .

ü El otorgamiento o pago debidamente documentado de cursos o seminarios de capacitación o especialización.

ü El pago de gastos de sepelios de familiares a cargo del trabajador debidamente documentados.ü Comodato de casa.

ü Seguros contra accidentes .

ü Seguros médicos paralelos al seguro social.

ü Servicios dentales .ü Planes para la adquisición de acciones .

ü Planes de impulso a las actividades deportivas.

ü Prestaciones especiales para los periodos de vacaciones.

ü Prestaciones por el nacimiento de un hijo, matrimonio, muerte, etc..

COMPENSACIONES SALARIALES¡¡¡

Que las personas se encuentren motivadas, se apasionen por sus trabajos y se enfoquen en lograr los objetivos organizacionales, son retos que enfrentan las empresas. La relación pago-rendimiento parece ser una fuente para conseguir trabajadores altamente motivados.

Es difícil definir cuál o cuáles son los elementos claves a la hora de buscar la máxima motivación del talento humano en una empresa. Algunos piensan que el dinero lo puede todo, otros creen que es mejor hacer énfasis en la cultura y los valores organizacionales, ¿cuál funciona mejor? Cada organización defiende su sistema.

Son muchas las empresas que basan parte de sus sistemas de compensación en el incentivo salarial como vía para alcanzar mayor rendimiento y eficiencia por parte de los empleados, estas firmas, además de los salarios y prestaciones sociales "básicos", agregan componentes variables a la remuneración, estos últimos son atados a los resultados en cierta área específica o al desempeño general de la organización.

Las "recompensas" en dinero parecen ser un factor que realmente genera incrementos de productividad, un estudio de The Economist Intelligence Unit (EIU),"Motivating and Rewarding Managers", acerca de las formas en que las empresas motivan y compensan a sus directivos muestra resultados en esta dirección. Las organizaciones líderes que buscan crecer a través de la innovación y de prácticas gerenciales de punta ponen mucha atención a la motivación de su talento humano y de la forma en que se le puede compensar por el trabajo desarrollado, convirtiéndose esta área en un factor clave para generar altos desempeños.

Dichas empresas están enfocando sus esfuerzos hacia la satisfacción de su personal más que a cuestiones de tipo estratégico o de otra índole, es por esto que desarrollan modelos de compensación que impulsen a los empleados a dar un mayor rendimiento.

El hecho de adoptar un sistema de pago variable atado al desempeño no es cuestión de si resulta útil o no, más bien es cuestión de cuándo resulta precisa su implementación.
Pero más allá de saber si es bueno o no, atar las compensaciones al desempeño de la firma es cuestión de cultura. Resulta claro que este sistema de compensación es benéfico para la empresa porque es causa de mayores niveles de eficiencia y rendimiento, lo que no resulta muy claro es si las personas que trabajan en la empresa están dispuestas a renunciar a los sistemas tradicionales de pago por acogerse a un modelo de compensación variable en el que si no se obtienen resultados no se gana. Además, nace un cuestionamiento a los sistemas de incentivos en dinero ¿se está creando un clima de motivación o se está dando lugar a la creación de mercenarios que lo harían todo por dinero? Aquí el cuestionamiento es más bien moral y el mismo estudio de EIU muestra que utilizar dinero como único motivador no es una solución 100% confiable al problema de la motivación del talento humano.

La recompensa no motiva a los individuos a trabajar mejor, actúa simplemente como encausadora de la conducta de la gente, es una cuestión de condicionamiento, en cierta medida muy parecida a la que realiza un cirquero con sus animales en la cual si el animal realiza su acto correctamente tendrá como recompensa una buena comida.

El dinero solo motiva a los individuos que ya están motivados.

Otro elemento de discusión se centra en qué tan mesurable puede ser la compensación variable, qué tanto poder de mejora en el rendimiento se le puede atribuir a este sistema cuando, por lo general, su implementación es acompañada por una serie de cambios en las políticas y estrategias de la empresa. Por ejemplo, una de las premisas de la Gerencia Basada en Valor (GVB) consiste en atar la compensación al desempeño, pero junto a esta medida se encuentran una serie de planteamientos nuevos que al ser introducidos podrían sesgar cualquier medición que se quisiera realizar en cuanto a la relación desempeño - sistema de compensación.
Un elemento a favor de este tipo de compensación es la reducción significativa en los costos laborales en que incurren las empresas, muy probablemente todos las firmas y los esquemas laborales de las naciones giren hacia esta forma de pago, de otra manera el pago de pensiones futuras será traumático, además, este ahorro puede invertirse en actividades que generen mayores rendimientos, tanto para la firma como para el empleado.
En fin, la recompensa salarial, ya sea en forma de bonos, primas, acciones, automóviles, estudios, etc., por alcanzar objetivos puntuales o generales, debe ir acompañada de otros estímulos tales como mayor participación en la toma de decisiones, mayor autonomía, información más abierta, etc., de modo que le permitan al individuo alcanzar altos niveles de satisfacción y se sientan parte integral de la compañía y sus resultados.

Entrenamiento y desarrollo organizacional¡¡¡

El campo del Desarrollo organizacional (DO) trata acerca del funcionamiento, desarrollo y efectividad de las organizaciones humanas. Una organización se define como dos o más personas reunidas por una o más metas comunes.
El DO es una herramienta que por medio del análisis en el entorno adopta un camino o estrategia para buscar el cambio que con lleva a una evolución conforme a las exigencias o demandas del medio en el que se encuentre logrando la eficiencia de todos los elementos que la constituyen llegando a obtener el éxito de organización. Todo esto se requiere para que una organización se encuentre en capacidad o tenga los elementos necesarios para entrar a competir en el mundo actual convirtiéndose en una necesidad.
Para utilizar esta herramienta se emplea o se hace uso de un proceso fundamental como lo es el aprendizaje,que es la vía por la cual se accede al conocimiento adquiriendo destrezas y habilidades produciendo cambios en su comportamiento (es un eje para el D.O), es por esta razón que hay que tener en cuenta los aspectos que influyen en el rendimiento de los elementos que constituyen la organización. Es por ello que el entrenamiento constituye una parte esencial en ese DO porque ademas de lograr la evolución personal de cada empleado, consigue que esas pequeñas metas que cada empleado va obteniendo, se conviertan en una grande que es la que hace que la empresa avance, de modo que el entrenamiento debe hacerse muy cautelosamente y teniendo cierto cuidado para evitar que en vez de se una inversión se convierta en un gasto.